Sinds 27 september 2020 is het UBO-register in werking getreden. Het UBO-register bevat informatie over de UBO's (ultimate beneficial owner) van een organisatie, oftewel de uiteindelijk belanghebbenden. Vorig jaar informeerden wij u over de invoering van het UBO-register en welke gegevens hieruit opgevraagd kunnen worden. Inmiddels is de Kamer van Koophandel gestart met het aanschrijven van organisaties met het verzoek om de UBO’s te gaan registreren in het UBO-register. In dit artikel informeren we u over het begrip UBO, het inschrijfproces en wijzen we u ten slotte ook nog op de overweging of u wellicht zelf een Wwft-instelling bent en uw eventuele verplichtingen daarbij.
Wat is een UBO?
Een UBO is een natuurlijk persoon die de uiteindelijke eigenaar is of de uiteindelijke zeggenschap heeft binnen de onderneming, stichting of vereniging.
Bij een bv of nv gaat het dan in eerste instantie om:
- Personen met meer dan 25 procent van de aandelen;
- Personen met meer dan 25 procent van de stemrechten;
- Personen die de feitelijke zeggenschap over de onderneming hebben.
Binnen één onderneming kunnen er dus meerdere UBO’s zijn.
Als er geen natuurlijk persoon op grond van uiteindelijk eigendom of zeggenschap kwalificeert als uiteindelijk belanghebbende, dan dient over het algemeen het gehele statutair bestuur te worden geregistreerd in het UBO-register. Dat worden pseudo-UBO’s genoemd.
Hoe werkt het inschrijven van UBO’s?
De Kamer van Koophandel is gestart met het aanschrijven van organisaties met het verzoek om de UBO’s te gaan inschrijven in het UBO-register.
De UBO’s dienen zichzelf online met behulp van hun DigiD in te schrijven. Heeft u meerdere organisaties? Dan moet per organisatie een UBO-opgave worden gedaan.
Aangezien tijdens de inschrijving ook sprake is van een identificatiecheck kunnen wij de inschrijving helaas niet voor u verzorgen. U dient dus zelf de inschrijving te doen en daarnaast bent u ook zelf verantwoordelijk voor het actueel houden van de registratie.
Hoe schrijf ik een nieuwe organisatie als UBO in?
Tijdens het registratieproces van een nieuwe organisatie worden de UBO's daarvan ingeschreven aan de balie bij de Kamer van Koophandel, of bij de notaris.
Ontstaan van het UBO-register vanuit de Wwft
De term UBO is afkomstig uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). De Wwft heeft tot doel het witwassen van opbrengsten uit misdrijven en de financiering van terrorisme tegen te gaan om de integriteit van het financiële en economische stelsel te waarborgen. Binnen de Wwft zijn veel instellingen en beroepsgroepen aangemerkt als Wwft-instelling. Accountants, notarissen en taxateurs zijn bekende voorbeelden. Een wat minder bekende groep betreffen de ‘kopers of verkopers van goederen, voor zover de betaling van deze goederen in contanten plaatsvindt voor een bedrag van 10.000 euro of meer’. Het gaat hier dus in zijn algemeenheid over kopers en verkopers van goederen. Hierbij maakt het niet uit om welk soort goederen het gaat. Als u kwalificeert als Wwft-instelling dan hangen daar diverse vastleggingen en verplichtingen aan vast.
Denk hierbij aan de verplichtingen tot:
- Risico-analyse van de eigen organisatie;
- Cliëntenonderzoek (o.a. identificatie en verificatie van de klant, UBO en vertegenwoordiger);
- Melden van ongebruikelijke transacties (zowel bij (subjectieve) vermoedens van witwassen of financiering van terrorisme als bij diverse (objectieve) transacties boven de € 20.000);
- (afhankelijk van de aard en omvang van de organisatie) Een compliance- en auditfunctie gericht op de Wwft.
Goed dus om, indien dit op u van toepassing is, te evalueren of u aan alle verplichtingen voldoet.
Heeft u hulp nodig bij de UBO-registratie?
Wij helpen u graag verder bij vragen die u heeft in het kader van het UBO-register. Daarnaast kunnen we u, als u dat wenst, helpen bij het verder inrichten, optimaliseren, verbeteren van uw Wwft-procedures en -beleid indien u zelf kwalificeert als Wwft-instelling.
3 maart 2021
