Verfrissend extraatje? Maar dan wel belastingvrij...

We zitten midden in de zomer. De temperaturen lopen op, hier in Nederland maar helemaal in het zuidelijke deel van Europa waar de ene hittegolf de andere opvolgt. En bij warmte hoort verkoeling, ook op de werkvloer. Een koud drankje of een ijsje wordt dan altijd wel gewaardeerd.

Maar hoe zit dat met de belastingen, worden de drankjes en ijsjes daar ook gewaardeerd? Een belastingtechnische waardering wordt namelijk veelal minder op prijs gesteld door degene voor wiens rekening deze komt. Hoe zit het ook alweer, wat mag wel en wat mag niet belastingvrij? Als je als werkgever op de werkplek trakteert hoeven de medewerkers hierover geen belasting te betalen. De werkplek is daarbij een ruim begrip, want alle ruimtes waarvoor je als werkgever volgens de Arbowet verantwoordelijk bent, vallen eronder. Een ijsje of colaatje in bijvoorbeeld de kantine of op kantoor is dus onbelast.

Betalen de medewerkers de verfrissing zelf en krijgen zij hiervoor een vergoeding, dan is de vrijstelling niet van toepassing. Zorg er dus voor dat de factuur vanuit het bedrijf wordt betaald om belastingheffing te voorkomen. Kies je er voor om buiten de werkplek een fris extraatje te nuttigen, bijvoorbeeld op een terrasje in de buurt, dan zouden de medewerkers hier wel belasting over moeten betalen. Dit kan worden voorkomen door de traktatie onder te brengen in de werkkostenregeling, de WKR. Houd er dan wel rekening mee dat je met al de personeelsvoorzieningen in het jaar binnen de vrije ruimte blijft. Schiet je hier overheen, dan betaal je als werkgever namelijk ijskoud 80% belasting over het meerdere.

Een aandachtspunt hierbij is de gebruikelijkheid. Geef je meer dan € 2.400 aan een medewerker per jaar aan zaken of vergoedingen in de vrije ruimte van de WKR? Dan zal, voor het gedeelte boven de € 2.400 aannemelijk moeten worden gemaakt dat deze zaken of vergoedingen gebruikelijk zijn. Lukt dat niet, dan mag de WKR niet worden toegepast. De kosten van verfrissingen voor de medewerkers zijn aftrekbaar van de winst als ze belast zijn en deels aftrekbaar als ze onbelast zijn. Deze kosten worden dan namelijk aangemerkt als ‘gemengde kosten’ en is vanwege het privévoordeel een deel niet aftrekbaar.

Wordt over de winst inkomstenbelasting betaald, dan is 20% van deze kosten niet aftrekbaar. Ook kan er voor worden gekozen om een vast bedrag van € 5.700 niet af te trekken (als dit lager is dan de werkelijke kosten). Valt de winst onder de vennootschapsbelasting, dan is 26,5% van de kosten niet aftrekbaar. Ook dan mag ervoor worden gekozen om een vast bedrag aan kosten niet in aftrek te brengen. Dit bedrag is dan € 5.700 of 0,4% van de loonsom als dit meer is.

Een verfrissend extraatje kan dus best belastingvrij zijn. Het is alleen wel zo dat ze beperkt aftrekbaar zijn van de winst. Verkoel slim, betaal warmhartig – maar laat je er niet te veel door belasten!

Renger Kok
Belastingadviseur bij Lansigt accountants en belastingadviseurs
We houden de wet- en regelgeving voor u in de gaten, zodat ons advies en begeleiding altijd gebaseerd zijn op de meest actuele informatie.