We zijn aanbeland in de laatste maanden waarin het UBO register gevuld moet worden. Sinds 27 september 2020 is het UBO-register in werking getreden. In maart 2021 informeerden wij u over het begrip UBO en over het inschrijfproces. Organisaties die zijn ingeschreven in het Handelsregister moeten hun uiteindelijk belanghebbenden (UBO's) uiterlijk 27 maart 2022 opgeven bij de Kamer van Koophandel. In dit artikel informeren wij u over de details van het inschrijfproces en over het belang van een tijdige inschrijving. 

Wie moet de opgave doen? 

Registratie van de UBO moet plaatsvinden door én onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de organisatie. Het bestuur moet er ook op toezien dat de registratie actueel en juist blijft. De tekeningsbevoegde persoon binnen de organisatie kan via deze website de opgave doen.  

Hoe vindt de registratie plaats? 

Registratie van de UBO kan op twee manieren plaatsvinden.   

1. Digitaal 

Het digitale inschrijvingsproces bestaat uit onderstaande vijf stappen:  

  1. Aangeven wie de UBO is en via welke weg hij/zij dat is (bijvoorbeeld via aandelen of stemrecht)  
  2. Uploaden ‘belangdocumenten’ (bijvoorbeeld aandeelhoudersregister of organogram) 
  3. Uploaden kopie ID bewijs (de foto mag onherkenbaar worden gemaakt) 
  4. Inloggen middels DigiD  
  5. € 0,01 betaling ter identificatie van de tekenbevoegde persoon die de inschrijving verzorgt 
Let op! Stap 2, het uploaden van belangdocumenten, hoeft niet altijd plaats te vinden. Als de UBO direct 100% aandeelhouder is van de organisatie, hoeft er geen bewijs geüpload te worden waaruit dit belang blijkt. In alle andere gevallen wel.  

2. Schriftelijk 

Bij een schriftelijke opgaaf moet via de website van de KvK een meldingsformulier worden aangemaakt. Het ondertekende meldingsformulier kan vergezeld van de noodzakelijke documenten (zoals aandeelhoudersregister en kopie identiteitsbewijs) naar de KvK worden opgestuurd.  

Wat als u geen opgave doet? 

Als niet wordt voldaan aan het verstrekken van (juiste) gegevens voor het UBO-register kan het Bureau Economische Handhaving (BEH) van de Belastingdienst strafrechtelijke of bestuursrechtelijke sancties opleggen. Dit kan onder andere een boete zijn van maximaal € 21.750. Deze boete kan voor het bedrijf zijn, maar ook voor de UBO! Om geen risico te lopen is het dus verstandig om de UBO in te schrijven.  

Heeft u hulp nodig bij de inschrijving? 

Wij helpen u graag verder als u vragen heeft. Bijvoorbeeld over wie in uw situatie de UBO is of als u begeleiding nodig heeft bij het inschrijfproces. 

23 februari 2022
Geplaatst in: Nieuws