Veel werkgevers gaan ervan uit dat openstaande vakantiedagen automatisch vervallen op 1 juli. In de praktijk ligt dat genuanceerder. Voor wettelijke vakantiedagen geldt inderdaad een vervaltermijn van zes maanden na afloop van het kalenderjaar.
Toch vervallen deze dagen niet vanzelf. Werkgevers hebben namelijk een actieve informatieplicht richting werknemers. Zij moeten werknemers tijdig en duidelijk informeren over hun openstaande verlofsaldo én over het risico dat vakantiedagen kunnen vervallen.
"Wie werknemers niet actief informeert over openstaande vakantiedagen, loopt het risico dat deze dagen langer blijven bestaan dan gedacht."
Informeren is meer dan een melding plaatsen
Uit rechtspraak blijkt dat een algemene melding op intranet, in een personeelshandboek of in een verlofsysteem niet altijd voldoende is. Werkgevers moeten kunnen aantonen dat werknemers adequaat zijn geïnformeerd en daadwerkelijk de mogelijkheid hebben gehad om vakantie op te nemen.
Lukt dat niet, dan kunnen vakantiedagen langer blijven bestaan dan verwacht. Dat kan bijvoorbeeld bij uitdiensttreding leiden tot onverwachte financiële verplichtingen.
Wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen: ken het verschil
In de praktijk wordt vaak onvoldoende onderscheid gemaakt tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Niet alle vakantiedagen worden namelijk hetzelfde behandeld.
Wettelijke vakantiedagen kunnen onder voorwaarden vervallen. Voor bovenwettelijke vakantiedagen gelden vaak andere termijnen, waardoor deze dagen jarenlang kunnen blijven staan. Een onjuiste administratie kan daardoor leiden tot onverwachte verlofaanspraken en financiële risico's.
Meer aandachtspunten dan je denkt
Naast vervaltermijnen verdienen ook andere onderwerpen aandacht, zoals:
vakantieopbouw tijdens ziekte;
het kopen, verkopen of schenken van verlof;
afspraken over verval- en verjaringstermijnen;
een correcte verwerking in de loon- en verlofadministratie.
Een goede verlofadministratie is daarmee niet alleen een HR-vraagstuk. Ook juridisch, fiscaal en financieel vraagt dit onderwerp om aandacht.
Wil je weten of jouw organisatie voldoet aan de wettelijke verplichtingen rondom vakantiedagen en verlofadministratie? Team LAHRS van Lansigt denkt graag met je mee.
